士業のDXとは、税理士や社労士などの事務所が、デジタル技術を使って業務や働き方を見直す取り組みです。
何から始めるか迷ったときは、他事務所の事例から学ぶのが近道になります。
本記事では、税理士・社労士・弁護士などの士業別にDXの事例を整理し、事例に共通する成功の型と、DXを担う人材の育て方まで解説します。
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- 士業DXは定型業務の自動化から始まることが多い
- 税理士・社労士・弁護士で事例の型が異なる
- 事例が示すのはツールより人と働き方の変化である
- 小さな1業務から始めるのが成功の共通点である
- TKwriteworksの無料相談で、自事務所の始め方がわかる
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士業でDXが進む背景と事例から学ぶ意味
まずは、なぜ士業でDXが進んでいるのか、そして事例から学ぶ意味を整理します。
背景を押さえておくと、後で紹介する事例の狙いが理解しやすくなります。
本章では、DXとIT化の違い、士業特有の課題、そして事例から始める意味を確認しましょう。
士業DXとIT化はどう違うのか
DX*とIT化は似た言葉ですが、指すものが少し異なります。
IT化は、紙の作業をソフトに置き換えるなど、既存業務を効率化する取り組みのことです。
これに対してDXは、業務の進め方や事務所の働き方そのものを見直すことまでを含みます。
ツールを入れることはあくまで手段であり、目的は事務所をより良い形へ変えることです。
この違いを押さえておくと、単なるツール導入で終わる失敗を避けやすくなるでしょう。
他事務所の事例を見るときも、どんなツールを入れたかではなく、それによって働き方がどう変わったのかに目を向けると、自事務所に活かせる学びが見つかりやすくなります。
人手不足・定型業務・制度対応という士業特有の課題
士業がDXを迫られる背景には、業界に共通する課題があります。
一つは、多くの事務所が慢性的な人手不足に悩んでいることです。
もう一つは、記帳や手続きといった定型業務が多く、時間を取られやすいという特徴です。
さらに、インボイス制度や電子帳簿保存法など、制度対応による業務の増加も重くのしかかっています。
限られた人数でこれらをこなすには、デジタルの力を借りることが避けて通れないでしょう。
とはいえ、いきなり大きな変革を目指す必要はなく、まずは負担の大きい一つの業務をデジタルで軽くするところから始めれば、無理なく前へ進めるはずです。
なぜ他事務所の事例から始めるのが有効か
DXを何から始めるか迷ったとき、他事務所の事例は心強い手がかりになります。
同じ士業の事例なら、自事務所の業務に近く、取り入れる姿を思い描きやすいからです。
どの業務から手をつけ、どんな変化が生まれたのかを知ることで、進め方の見通しが立ちます。
成功の裏にあるつまずきまで学べれば、同じ失敗を避けることにもつながります。
次章からは、士業別に典型的なDXの事例を、課題と施策、その変化とともに見ていきましょう。
事例はそのまま真似るためではなく、自事務所の課題と重ねて「どこを変えられそうか」を考えるための材料として読むと、より役立てられるのではないでしょうか。
*DX：Digital Transformationの略。デジタル技術を使って業務や組織のあり方を変革すること。
【税理士・会計事務所】のDX事例
まずは、税理士・会計事務所でよく見られるDXの事例を紹介します。
記帳や申告といった定型業務が多い分、自動化の効果が表れやすい分野です。
本章では、クラウド会計の活用、RPAによる自動化、そして成功要因を確認しましょう。
クラウド会計・自動仕訳で決算・申告を短縮した事例
代表的なのが、クラウド会計*を使って記帳を効率化する事例です。
従来は、顧問先から届いた領収書や通帳を、担当者が一件ずつ手で入力していました。
クラウド会計と自動仕訳を使うと、明細の取り込みや科目の推測を自動で行えるようになります。
入力作業が減ることで、担当者は数字を読み解いて助言する仕事に時間を回せるようになりました。
決算や申告の準備にかかる負担が軽くなり、繁忙期の残業を抑えられた事務所も少なくありません。
入力そのものをなくすというより、人が担うべき確認と判断に力を集中できる形へ業務を組み替えた点に、この事例の本質があるといえます。
RPAで確定申告期の定型作業を減らした事例
もう一つが、RPA*を使って繰り返しの作業を自動化する事例です。
確定申告の時期には、データの転記や書類の作成といった定型作業が一気に増えます。
こうした作業をRPAに任せると、人は確認と判断に集中できるようになるのです。
単純な入力ミスが減り、書類の品質が安定したという声も聞かれます。
繁忙期に集中していた負担がならされ、職員の働きやすさにつながった事務所もあります。
毎年決まった時期に押し寄せる作業を仕組みで受け止められるようになると、特定の職員に負担が偏る状態も和らぎ、働き続けやすい事務所に近づいていくでしょう。
事例から読み取れる成功要因
これらの事例には、いくつかの共通した成功要因があります。
一つは、記帳という効果の大きい業務に的を絞って始めている点です。
もう一つは、空いた時間を顧問先への助言という付加価値業務へ振り向けている点でしょう。
自動化を効率化だけで終わらせず、事務所の価値を高める方向へつなげているのです。
同じツールを入れても、生まれた時間を新たな受注や顧客への提案に使えるかどうかで、その後の事務所の伸びは大きく変わってくるのではないでしょうか。
会計事務所でのAIの活かし方は、会計事務所のAI活用の記事もあわせてご覧ください。
*クラウド会計：インターネット上で使う会計ソフト。銀行明細の取り込みや仕訳の自動化ができる。
*RPA：Robotic Process Automationの略。人のパソコン操作を記録し、自動で繰り返す仕組み。
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【社労士事務所】のDX事例
次に、社労士事務所でよく見られるDXの事例を紹介します。
手続きや給与計算など、正確さと期限が求められる業務が多い分野です。
本章では、手続きの自動化と、情報の一元化で生まれた時間の使い方を確認しましょう。
給与計算・社会保険手続きを自動化した事例
社労士事務所で効果が大きいのが、給与計算や手続きの自動化です。
従来は、毎月の給与計算や、入退社にともなう保険手続きに多くの手間がかかっていました。
労務管理のクラウドや電子申請を使うと、計算から申請までを一つの流れでこなせるようになります。
役所へ足を運ぶ手間が減り、期限に追われる負担も和らいだという事務所は多いものです。
手作業による転記ミスが減り、正確さが増したことも見逃せない変化でしょう。
手続きは期限と正確さが命であるだけに、人の注意力に頼っていた部分を仕組みで支えられることは、事務所の信頼を守るうえでも大きな意味を持ちます。
情報の一元化で生まれた時間の使い方
顧客情報やタスクを一元管理する事例も、社労士事務所で広がっています。
顧問先ごとの進捗や期限が見える形になると、対応の抜け漏れを防げるでしょう。
探し物や確認の手間が減ることで、相談対応など人にしかできない仕事に時間を使えるようになります。
生まれた時間を、顧問先の労務相談や提案に振り向ける事務所も増えてきました。
効率化で終わらせず、事務所の強みを深める方向へつなげている点が共通しています。
手続きの代行だけでなく、顧問先の悩みに寄り添う相談対応に時間を割けるようになると、価格ではなく関係性で選ばれる事務所へと近づいていくでしょう。
社労士事務所で使うツールの選び方は、社労士のDXツールの記事もご覧ください。
【弁護士・行政書士など】のDX事例
続いて、弁護士や行政書士など、その他の士業のDX事例を紹介します。
顧客対応や契約手続きに、デジタルの力が活かされている分野です。
本章では、顧客対応のデジタル化と、電子契約・オンライン相談の事例を確認しましょう。
電話対応・顧客情報をデジタル化した事例
弁護士や行政書士の事務所では、顧客対応のデジタル化が進んでいます。
電話の内容や相談の履歴を記録に残し、事務所内で共有する取り組みが広がっているのです。
誰が対応しても経緯がわかるため、担当者不在でも顧客を待たせにくくなります。
過去のやり取りをすぐ振り返れることで、対応の質そのものも上がっていきます。
顧客情報が個人に属さず事務所の資産になる点も、大きな変化だといえるでしょう。
担当者一人の記憶や手帳に情報が眠っている状態から、事務所全体で共有できる資産へと変わることは、退職や異動に強い体制づくりにもつながります。
電子契約・オンライン相談で対応を速めた事例
電子契約*やオンライン相談を取り入れる事例も増えています。
従来は、契約のたびに書類を郵送し、押印を待つ時間が生じていました。
電子契約を使えば、やり取りをオンラインで完結でき、手続きが速く進みます。
オンライン相談を併用すれば、遠方の顧客にも対応しやすくなります。
対応の速さと場所の自由が、顧客の満足と事務所の広がりの両方を後押しするでしょう。
対面や郵送を前提にしていた頃には難しかった地域外の顧客とも関われるようになり、事務所の商圏そのものを広げるきっかけになることもあります。
*電子契約：紙と押印の代わりに、インターネット上で契約を結ぶ仕組み。郵送や保管の手間を減らせる。
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士業別「DX事例の型」一覧と成功要因
ここまでの事例を、士業別に一覧で整理しておきます。
横断して眺めると、事例に共通する成功の型が見えてきます。
本章では、士業別の事例マップと、共通する成功要因を確認しましょう。
士業別のDX事例マップ
士業ごとに、どの業務をどうデジタル化しているのかを整理します。
自事務所に近い士業の行を見れば、取り組みの当てはめを考えやすくなります。
次の表は、士業別に対象業務とDXの手法、生まれる変化を並べたものです。
| 士業 | 対象業務 | 主なDXの手法 |
|---|---|---|
| 税理士 | 記帳・決算・申告 | クラウド会計・RPA |
| 社労士 | 給与計算・保険手続き | 労務クラウド・電子申請 |
| 弁護士・行政書士 | 顧客対応・契約 | 顧客管理・電子契約 |
士業が違っても、定型業務の自動化から入るという流れは共通しています。
扱う業務は違っても、まず手間のかかる定型作業を軽くし、生まれた余力を人にしかできない仕事へ振り向けるという道筋は、どの士業にも当てはまるといえるでしょう。
事例に共通する成功の型
士業を横断して見ると、成功する事例にはいくつかの共通点があります。
まず、いきなり全体を変えず、効果の大きい一つの業務から小さく始めています。
次に、自動化で生まれた時間を、顧客への助言や提案という付加価値業務へ回している点です。
そして、現場の職員を巻き込み、使える形にしながら進めているのも共通しています。
成功の型を、次のチェックリストで整理しておきましょう。
- 効果の大きい一つの業務から小さく始める
- 生まれた時間を付加価値業務へ振り向ける
- 現場の職員を巻き込み使える形にする
変わったのは「ツール」より人と働き方
ここまでの事例を振り返ると、本当に変わったのはツールだけではありません。
職員の働き方や、事務所の価値の出し方まで変わっているのが分かります。
本章では、事例が示すボトルネックと、それを解く人材育成の考え方を確認しましょう。
事例が示す本当のボトルネックは「使いこなす人」
うまくいった事例に共通するのは、ツールを使いこなす人がいたことです。
同じツールを入れても、成果が出る事務所と出ない事務所があります。
その差を生むのは、ツールを業務に落とし込める人の存在だといえるでしょう。
導入したのに使われずに終わる事務所は、この人の問題を見落としがちです。
事例をツールの話としてだけ読むと、この本質を取りこぼしてしまいます。
だからこそ事例を読むときは、どのツールを入れたかと同じくらい、それを誰がどう使いこなしたのかという人の側の工夫に注目したいところです。
外注・採用より既存スタッフのリスキリング
使いこなす人を確保する方法として、まず採用や外注が思い浮かびます。
しかし、デジタルに強い人材は各業界で奪い合いになっており、確保は簡単ではありません。
そこで現実的なのが、いまいる職員を学び直しで育てるリスキリング*です。
事務所の業務を理解した職員なら、学んだ知識をすぐ実務に結びつけやすい強みがあります。
外から人を探すより、既存スタッフの育成のほうが着実な場合も多いのです。
すでに顧問先や業務を知っている職員がデジタルの力を身につければ、現場感覚を活かした改善ができるため、外部人材にはない強みを発揮しやすくなります。
事務所内にDX推進役を育てる
DXを根付かせるには、旗振り役となる推進担当を事務所内に育てることが有効です。
専任である必要はなく、業務をよく知る職員が兼任で担う形でも十分に機能します。
推進役がいると、現場の困りごとから対象を選び、使い方を広めていけるようになります。
外部の研修で基礎を学び、事務所内で実践を重ねる組み合わせも効果的でしょう。
弊社TKwriteworksでも、DXやAI活用を実務につなげる研修を提供しています。
自事務所に合った進め方を知りたい場合は、TKwriteworksの無料相談もご活用いただけます。
*リスキリング：新しい業務や技術に対応するため、社員が必要なスキルを学び直すこと。
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自事務所でDXを小さく始める最初の一歩
最後に、事例をふまえて自事務所でDXを始める最初の一歩を整理します。
大がかりに構えず、できるところから動き出すことが続けるコツです。
まずは、日々の業務のなかで手間がかかっている作業を一つ書き出してみましょう。
その作業に効きそうな事例を参考に、小さく試して効果を確かめるところから始めます。
効果を職員と共有できれば、次の業務への広がりも生まれやすくなるでしょう。
そして、使いこなす人を育てる視点をあわせて持つことが、DXを続ける支えになります。
士業のDX事例についてよくある質問
士業のDXを検討する際に、よく寄せられる疑問をまとめました。
Q1. 何の業務からDXを始めればよいですか？
手間がかかり、繰り返しの多い定型業務から始めるのがおすすめです。
税理士なら記帳、社労士なら給与計算や手続きなどが、効果を実感しやすい業務です。
まず一つの業務で効果を確かめ、そこから広げていくと無理がありません。
小さな成功を積み重ねることが、次の取り組みへの弾みになります。
Q2. 小規模な事務所でもDXに取り組めますか？
小規模な事務所こそ、DXの効果を実感しやすいといえます。
少人数で多くの業務を担う分、定型作業の自動化が業務全体に波及するからです。
クラウドのツールなら、初期の負担を抑えて小さく始められます。
規模の大小より、使いこなす人を育てられるかどうかが成果を左右します。
Q3. ツールを入れても使われないのが不安です。
使われない不安を避けるには、人と進め方への配慮が欠かせません。
現場の困りごとから対象を選び、職員を巻き込みながら進めると定着しやすくなります。
あわせて、ツールを使いこなす推進役を育てておくことが定着を支えます。
導入して終わりにせず、使い続けられる状態をつくる視点が大切です。
まとめ
士業のDXは、記帳や手続きといった定型業務の自動化から始まる事例が多く見られます。
税理士・社労士・弁護士など、士業によって事例の型は異なるものです。
一方で、効果の大きい一業務から小さく始めるという成功の型は共通しています。
そして事例が本当に示すのは、成果を分けるのがツールより使いこなす人だということです。
自事務所に合ったDXの進め方や人材育成の相談は、TKwriteworksの無料相談までお気軽にお寄せください。
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